Organizar un evento, ya sea corporativo o personal, requiere de una serie de decisiones que pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Una de las más importantes es la elección del lugar donde se va a celebrar, ya que de él dependen muchos otros aspectos como el aforo, la ambientación, el catering, el equipamiento técnico, etc.
¿Cómo elegir el lugar perfecto para tu evento? En Corpovisión, somos expertos en organización de eventos y te damos algunos consejos para que aciertes con tu elección.
- Define el objetivo y el público de tu evento. Antes de buscar un lugar, debes tener claro qué tipo de evento quieres organizar, cuál es su finalidad y a quién va dirigido. No es lo mismo un congreso profesional que una fiesta de cumpleaños, ni un taller formativo que una presentación de producto. Cada evento tiene unas necesidades específicas y un público objetivo que determinarán el estilo y el tamaño del lugar.
- Establece un presupuesto. El presupuesto es otro factor clave a la hora de elegir el lugar para tu evento. Debes tener en cuenta no solo el coste del alquiler del espacio, sino también los servicios adicionales que puedas necesitar, como el catering, el mobiliario, la decoración, el personal, etc. Busca un lugar que se adapte a tu presupuesto y que te ofrezca la mejor relación calidad-precio.
- Busca un lugar accesible y bien comunicado. El lugar donde se celebre tu evento debe ser fácil de llegar para tus invitados, tanto si vienen en transporte público como en vehículo privado. Además, debe contar con suficientes plazas de aparcamiento o estar cerca de algún parking público. También es conveniente que el lugar esté cerca de otros servicios como hoteles, restaurantes, comercios, etc., por si tus invitados necesitan alojarse o hacer alguna compra.
- Valora la capacidad y la distribución del espacio. El lugar que elijas debe tener la capacidad suficiente para albergar a todos tus invitados con comodidad y seguridad. Además, debe tener una distribución adecuada al tipo de evento que vas a organizar. Por ejemplo, si vas a hacer una conferencia, necesitarás un espacio con un escenario y un auditorio; si vas a hacer una exposición, necesitarás un espacio con salas o stands; si vas a hacer una fiesta, necesitarás un espacio con una pista de baile y una zona de barra.
- Comprueba el equipamiento y los servicios disponibles. El lugar que elijas debe contar con el equipamiento técnico necesario para tu evento, como sonido, iluminación, proyección, conexión a internet, etc. Asimismo, debe ofrecerte los servicios que puedas requerir, como catering, personal de apoyo, seguridad, limpieza, etc. Asegúrate de que todo funciona correctamente y de que está incluido en el precio o si supone un coste extra.
- Visita el lugar antes de contratarlo. Por último, te recomendamos que visites personalmente el lugar antes de contratarlo para comprobar su estado y su adecuación a tus necesidades. Aprovecha para hablar con el responsable del espacio y resolver cualquier duda que tengas sobre las condiciones del contrato, las formas de pago, las cancelaciones, etc.
Siguiendo estos consejos, podrás elegir el lugar perfecto para tu evento y garantizar su éxito. Y si necesitas ayuda profesional para organizar tu evento, no dudes en contactar con Corpovisión, la empresa líder en organización de eventos corporativos y personales.