Para la celebración de eventos de cualquier tipo (reuniones, ferias, congresos, cocteles, etc.) se requiere una organización previa que asegure el éxito del evento. El coordinador requiere la consecución de unos pasos para una organización adecuada y que permita tener control sobre los detalles más importantes del evento. Las empresas pueden solicitar los servicios de las agencias organizadoras de eventos o designar a una personal de la propia empresa para que se encargue de esta tarea.
Pasos de planificación del evento
El coordinador debe organizar una agenda de todas las tareas a realizar para planificar el evento corporativo una vez confirmada la fecha de celebración y el tipo de evento. De este modo puede adaptarse al tiempo disponible antes de la fecha límite. Hay que tener claros los objetivos del evento, en caso de congresos o convenciones suelen ser de tipo informativo o educativo.
Hay que confirmar qué personas harán ponencias para poder contactar con ellas y hablar de su conveniencia de fechas para realizar el congreso, el material que necesitan, su estancia etc. También tendrá que realizar una lista de los invitados al evento. A partir de aquí, el coordinador puede proceder a la selección del lugar más adecuado para celebrar el evento, según el número de asistentes. Debe tratarse de un lugar que disponga de salas adecuadas y espacios para los descansos durante el congreso.
Cuando se confirma la fecha, el lugar y los invitados, puede realizarse la documentación necesaria: invitaciones para la convocatoria, publicidad del evento (folletos, carteles, anuncios en diferentes medios, etc.) y la documentación necesaria para las ponencias.
A partir de aquí, hay que preparar la sala de la convención para adecuarla a las ponencias con los medios audiovisuales necesarios, así como asientos adecuados para los invitados, catering para los descansos, personal de asistencia, etc. Con todos los datos planificados se realiza el presupuesto para eventos.
Celebración del evento
La organización de convenciones y congresos debe disponer una agenda o planificación de lo que será el desarrollo del evento: duración de las ponencias, horarios, temas a tratar, orden de las ponencias, horario y duración de los descansos, etc. Durante la celebración debe estar preparado el personal de asistencia, camareros, ponentes y el presentador de las ponencias.
Evaluación del evento
Después de la celebración, se realizan actas con toda la documentación, se valora la organización y el resultado del congreso de modo que se pueda comprobar si se han conseguido los objetivos deseados que dieron lugar a la celebración.
Llevar un control de la planificación influye en el resultado final del congreso. Por ello, puede recurrirse a cursos de organización de eventos o empresas organizadoras de eventos que pueden aportar consejos profesionales para estas actividades.
Fuente: cruz.losada.over-blog.es