La planificación de un evento acarrea una serie de decisiones que hay que tener claras en tiempo record
Cuando se trata de llevar a cabo la organización de eventos profesionales o personales de relevancia, la improvisación nunca es buena. La importancia de una buena organización de eventos se pone de relieve cuando empiezan los fallos, los nervios y los errores.
Aunque pueda parecer que organizar un evento es algo sencillo, hay muchos factores que son claves para lograr una buena experiencia. A continuación presentamos las 10 claves del éxito para que el resultado de tu evento, ya se trate de un cumpleaños o la apertura de una empresa que sale a bolsa, sea siempre el mejor.
1- Contar con expertos en organización: hay que ser honesto y reconocer que no cualquier persona puede llevar a cavo la organización de un evento. Se necesitan conocimientos de protocolo, del mercado de proveedores, métodos organizativos, una mente organizada y una buena formación que de seguridad en lo que se realiza.
2- Tener claro el presupuesto: es una de las premisas más importantes, porque a raíz del presupuesto se podrán hacer más o menos cosas para el evento. Todos los involucrados deberán reunirse para realizar un presupuesto real. Es muy importante que entre todos se llegue a un número concreto para ajustarse a él durante todo el proceso. De esta manera se evitarán las sorpresas y los sobresaltos.
3- Calcular el tiempo previo al acto: organizar con tiempo es imprescindible, las prisas no son buenas consejeras. Realizar un planning y un timing realista es de vital importancia para que todo esté listo para el gran día.
4- Temática del evento: ya se trate de una boda o de un seminario de una empresa, hay que saber qué temática es la que va a primar. Es más fácil saber qué materiales emplear y hasta en qué ubicación centrar el evento si se sabe la temática con antelación.
5- Número de asistentes: la envergadura del evento irá condicionada por el número de asistentes/invitados. En este aspecto hay que tener en cuenta que a mayor número de personas, más presupuesto hay que destinar al espacio y demás gastos. Hay que saber con antelación el número aproximado de gente que va a acudir al evento.
6- Escoger la ubicación perfecta: hay que poner los pilares antes que nada, después se puede pensar en los detalles. Lo primordial es decidir dónde, cuál es el sitio más adecuando para la celebración. Y hay que elegirlo pensando además en la comodidad de los invitados, los accesos y demás. Estando en la Costa Blanca se cuentan con ubicaciones para todos los gustos.
7- Cuidar todos los detalles: el espacio, la decoración, la luz, la comida, el ambiente, la música, los regalos? Todos estos detalles logran que el evento sea una experiencia única y más fácil de ser recordada.
8- Catering sí o sí: existe una oferta gastronómica variada y de calidad. Aunque se trate de un seminario, una conferencia o una gran boda, hay que tener en cuenta el tema gastronómico. Pueden ser desayunos, almuerzos, o incluso cenas o cócteles, pero en todo momento hay que intentar mantener el presupuesto inicial para el menú y así poder respetar lo planeado.
9- Naturalidad: adiós a la rigidez de otras épocas. Hoy el acierto reside en un protocolo relajado, manteniendo este espíritu durante todo el evento para que disfruten todos.
10- Tener un plan B: en todo evento, el factor imprevisto o problema tiene que estar contemplado. Por ello, si tenemos un Plan B para el lugar, material o personas con las que vamos a contar, nos evitará sufrir contratiempos irremediables.
Fuente: diarioinformacion.com