¿Qué entendemos por evento cultural? Los eventos culturales son aquellos que involucran como temática principal alguna rama del arte o tradiciones y fiestas populares de una región concreta.
Los eventos con pintura, música, o teatro son considerados culturales, sí. Pero las fiestas tradicionales, también.
Si organizas o formas parte de un equipo que realiza eventos culturales, debes saber que existen ciertas particularidades que conviene tener presente para poder lograr el impacto deseado con tu evento, así que saca el boli y apunta estos consejos para organizar un evento cultural.
Cómo organizar un evento cultural
Para organizar un evento cultural con éxito lo primero que debes resolver son las siguientes preguntas que te ayudarán a avanzar con el resto de los objetivos:
- ¿Dónde y cuándo se realizará el evento?
- ¿Qué duración tendrá?
- ¿A quién está dirigido?
- ¿Es un público específico, o es un público generalista?
- ¿Cuál es el motivo principal de la convocatoria?
- ¿Es un evento formal o informal?
- ¿Qué resultados quieres obtener con la organización de este evento?
Estas cuestiones son el punto de partida para ponerte a trabajar en la planificación del evento.
Elige el espectáculo principal
Todo evento cultural cuenta con una actividad especial que será el motor del encuentro. En torno a ella girará el resto del programa, que puede incluir un espacio gastronómico, exposiciones, una feria, talleres y otros espectáculos que refuercen el plato fuerte que ofreces.
Es muy importante pensar en la ambientación del evento y contar con todo el equipamiento necesario para su organización, como la iluminación, el sonido y las infraestructuras.
El espectáculo convertido en centro de atención será la motivación principal por la que el público asista a tu evento cultural, por eso es importante cuidar tanto los momentos “visibles” como los “no visibles”. Todo el backstage del evento y el trato que le puedas brindar al personal de la reunión, ya sea quienes trabajen en la parte artística como en la logística, también ayudará a crear un mejor clima para que las personas se sientan felices y más predispuestas.
Es importante que uses la creatividad en toda la gestión de un evento cultural, desplegando tu imaginación dentro de lo que el presupuesto te permita, para que quienes asistan, no sientan que fueron a un espectáculo más.
La financiación del proyecto
En muchas ocasiones son los propios artistas o su equipo quienes organizan los eventos culturales, ¿es tu caso? Si es así, debes estar atento a las convocatorias de subvenciones municipales, provinciales y nacionales que te ayudarán con el presupuesto del evento.
También debes tener en cuenta que a las marcas les interesa patrocinar eventos culturales porque ayudan a acercar su imagen a un público más específico.
Prensa y difusión de tu evento
Deberás crear una lista específica de invitados dependiendo de tu evento cultural. Conviene tener contacto directo con la prensa especializada para que publiquen la información del evento que organizas. También debes aprovechar las redes sociales como espacios imprescindibles para atraer al público potencial de tu evento.
Por último, ten en cuenta que los eventos culturales se organizan con tres objetivos fundamentales:
- Sirven como herramienta de comunicación de un proyecto, una idea o un producto artístico.
- Se utilizan para celebrar una fecha importante de un pueblo, una ciudad, o un país.
- Una persona o un grupo que desea mostrar al público una manifestación artística.
Para organizar un evento cultural o de cualquier otra índole es fundamental la planificación de cada una de las fases para no dejar de lado ningún aspecto importante. Para ayudarte en la organización puedes descargar esta plantilla para la planificación de un evento que contempla tareas imprescindibles que debes tener en cuenta para que todo salga perfecto.
Con los puntos más importantes sobre la mesa, toca arrancar con la organización de tu evento. Y cuando llegue el día de verlo en pie, ¡disfruta!