Si vas a organizar fiesta temática, una despedida de soltera, o un evento concreto, seguro que tienes la cabeza llena de tareas en todo momento. ¿Cómo puede estar seguro de haber hecho cada pequeño detalle? ¿Tienes claro cuándo y qué es lo próximo que te toca hacer?
Aunque cada fiesta es diferente, hay una cierta lógica en la planificación de este tipo de eventos. Ponerlo todo por escrito es el primer paso para convertir la confusión de tu cerebro en una lista práctica que te sirva de guía para el éxito. Toma nota, que aquí te traemos la lista de imprescindibles para sepas cómo organizar una fiesta.
Cómo organizar una fiesta
Primeros pasos para planificar una fiesta
Si empiezas de cero a organizar tu fiesta, lo primero que tienes que hacer es plantear un tema para tu fiesta. ¿Es un baby shower? ¿Un cumpleaños? ¿Una cata de vinos? ¿O sólo una fiesta para aliviar el invierno?
Una vez que hayas decidido el asunto central de la fiesta, aquí están las tareas preliminares que debes hacer:
- Haz una lista de invitados e identifica quién es tu público objetivo
- Crear un presupuesto
- Contratar personal y reclutar voluntarios
Invitaciones y venta de entradas
Si tu plan es vender entradas, necesitarás una estrategia de precios. Puedes ofrecer entradas de “admisión general” o poner a la venta varios niveles de entradas, por ejemplo entradas VIP, early birds y distintas promociones. Pero antes de nada, anota:
- Crea tu evento en una página de venta de entradas online o permite la compra desde tu web
- Decide las promociones que utilizarás
- Configura la gestión de informes para poder actuar en función a los datos de venta de entradas
- Y ahora, empieza a difundir tu eventos en todas tus redes sociales.
Llega hasta tus asistentes
Antes de comenzar a planificar la logística del evento, difunde tu evento con tiempo porque cuanto antes empieces a contar que hay una gran fiesta gestándose, más emoción y expectación creas en tu público objetivo.
- Crear una marca para el evento: un logotipo, fuentes de elección y una combinación de colores.
- Escribe una nota de prensa
- Planifica tu estrategia en redes sociales, tanto de manera orgánica como de pago
La logística in situ
Ahora, lo más importante. Hay muchas tareas que caen bajo la categoría “in situ” y otras que saldrán a última hora, pero aquí tienes una lista con las básicas:
- Asegúrate de escoger el lugar perfecto para celebrar tu fiesta o evento
- Reserva el mejor entretenimiento: DJs, bandas en directo, animación infantil…
- Planifica la decoración
- Alquile o compra el equipo técnico que necesites
- Organizar el catering
- Reservar un fotógrafo y/o video profesional
- Contratar seguridad o ten en cuenta cualquier elemento de seguridad que necesite tu fiesta
- Recuerda reservar un equipo de limpieza para cuando tu fiesta haya terminado.
Como paso final durante esta fase, es muy importante que confirmes los detalles con todos tus proveedores, patrocinadores, artistas y otros socios. Evita malentendidos o sorpresas de última hora. También puedes realizar un recorrido por el espacio que has contratado para asegurarte de que no ha pasado nada por alto.
Tareas para después del evento
- Envía un mensaje de agradecimiento a todos tus invitados y realiza una breve encuesta para recibir sus opiniones
- Revisa los resultados de la encuesta y aplica los cambios que consideres importantes
- Revise su informe de ventas de entradas
- Haz una valoración de tus gastos e ingresos
- Realiza un seguimiento con tus patrocinadores para calcular el impacto de tu evento o fiesta